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フォームI-9:I-9の完成と雇用者の義務に関する基本的情報

2016/02/24

(この記事は2015年12月13日に書かれたものです。)

米国市民また非市民が米国の会社に米国内で雇用された場合、従業員および雇用主の両者は、従業員の身元と就労許可の有無を証明するために使用されるフォーム、I-9の記入を行わなければなりません。

フォームI-9は米国移民局(USCIS)のウェブサイト http://www.uscis.gov/i-9 より入手することが可能です。本記事では、従業員の米国内での就労許可を確認するためのフォームI-9と、そのフォーム作成における雇用主の義務について、その基本情報を紹介します。

 

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photo from uscis.gov
 

新しく採用された従業員は、就業初日にフォームI-9のセクション1を完成する必要があります。ただし、採用オファーを受ける前には決して完成させてはいけません。セクション1には氏名、住所、誕生日、米国ソーシャルセキュリティーナンバーなどの基本情報を回答します。さらに、従業員は自身の市民権または移民上のステータスについて証言し、身元と就労許可を証明する期限の切れていない書類の原本を提示する必要があります。

 
提出可能な書類一覧は9ページ目の説明欄から確認できます。

・一覧Aには身元と就労許可があることの両方を証明できる書類例が記載されています。
・一覧Bには身元証明のみが可能な書類の例
・一覧Cには就労許可があることのみ証明できる書類の例が記載されています。

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photo from uscis.gov

 

従業員は、一覧Aから書類を一点提示するか、もしくは一覧Bと一覧Cからそれぞれ一点ずつ合わせて提示することも可能です。重要なのは、雇用主が提出書類を指定することはできないということです。

雇用主は従業員が提出した書類を参考に、従業員が就業を開始した日から三日以内にフォームI-9セクション2を完成させなければなりません。なお、提出される身分証について、雇用主は原本の確認が必要ですが、それら複製コピーを撮っておくことも可能です。雇用主が書類の複製コピーを作成する場合は、新しく採用する従業員全員に対して平等に実施すること、または再確認のためでなりません。複製コピーはフォームI-9と一緒に保管しなければなりません。

完成したフォームI-9は 雇用関係が始まった日から三年間、もしくは従業員の雇用が終了した日から一年間のどちらか期間の長い期間、雇用主が保管しなければなりません。これらのフォームは監査査察の際にすぐに開示できるようにしていなければならず、国土安全保障(DHS)や労働省(DOL)、司法省(DOJ)の役人の開示要求を受けてから三日以内に開示しなければなりません。雇用主は完成したフォームI-9を人事記録と一緒に保管してもよいですが、 I-9の監査に準拠しやすいように、USCIS はこれらフォームと人事記録を別々に保管することを推奨しています。

さらに、フォームI-9と従業員の人事ファイルを一緒に保管していた場合はすべての情報が監査役に渡ってしまう可能性がありますが、これらを別々に保管することで、万が一、監査役にフォームI-9の保管ファイルごと渡したとしても、その従業員に関する他の個人情報の開示を制限することができます。

フォームの完成や保管を適切に行わなかったり、また監査時に法的に義務のあるフォームI-9の開示ができなかったりした場合、違反一件につき110ドル以上11000ドル以下の罰金を民事処罰として徴収されます。

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フォームI-9に関する雇用主の疑問に対する答えの多くはUSCISの Handbook for Employers: Guidance for Completing Form I-9 (Form M-274) に記載されており、また就労許可や身元の証明として提出可能な書類のサンプルも収録されています。このハンドブックはUSCISのウェブサイト(http://www.uscis.gov/i-9)より入手することが可能です 。

提供元

SW Law Group, P.C.
 
1994年にデビッド・シンデル弁護士が設立。経験豊富でプロフェッショナルとしての信念をもつスタッフこそクライアントそれぞれのニーズに応じ、一貫性のある質の高い法律サービスを提供できると考え、米国移民法に関する様々なニーズに対応し、業界を問わず数多くの企業をサポートしています。